La facturation n’est plus une corvée : elle peut devenir votre meilleur levier de trésorerie.
Pour une petite entreprise, choisir le bon outil de suivi de facturation en 2026 équivaut à choisir un partenaire de croissance. Entre les obligations légales (facturation électronique), la pression sur la trésorerie et la nécessité d’un accès mobile, les solutions du marché ont évolué vite. Dans cet article, je vous guide avec un fil conducteur — Camille, dirigeante d’une agence de communication de 6 personnes — qui bascule de fichiers Excel à une stack facturation composée de Sellsy pour le CRM, Tiime pour la proximité BTP, et Henrri pour la facturation gratuite de certaines activités. Vous verrez des exemples concrets de gains de temps (transformation devis→facture en 1 clic), des chiffres d’usage, et des retours terrain sur la conformité à la réforme 2026 (Factur‑X, PDP/PPF). Au menu : critères de choix, comparatif pratique des outils adaptés aux TPE, gestion de projet et PSA pour les structures en croissance, tutoriel d’implémentation pas à pas, et indicateurs indispensables à surveiller. Tout cela illustré par des tableaux synthétiques, des checklists opérationnelles et deux vidéos explicatives pour vous aider à tester rapidement. Préparez-vous à transformer votre cycle de facturation en un vrai atout financier, avec des options allant de la gratuité (Facture.net, Henrri) à des suites complètes (Sellsy, Stafiz, Certinia).
Comment choisir le meilleur logiciel de facturation pour une TPE en 2026 — critères et checklist
Camille a commencé avec Excel et des emails dispersés. Son premier besoin ? Un outil intuitif, mobile et conforme à la réforme 2026. Voici comment elle a construit sa grille de choix — applicable à toute TPE.
Problèmes courants et exigences prioritaires
Les TPE partent souvent avec trois handicaps : peu de temps, pas de service compta, trésorerie contraignante. L’outil doit donc résoudre ces points : simplicité d’usage, automatisations (relances, paiements en ligne) et conformité. Camille a testé des critères en conditions réelles : création d’un devis en moins de 2 minutes, envoi d’une relance automatique 10 jours après échéance, et intégration bancaire pour rapprocher les paiements.
- Prise en main : interface claire, modèles prêts, pas de longue formation.
- Conformité 2026 : génération Factur‑X, envoi via PDP/PPF ou via Chorus Pro quand pertinent.
- Paiement intégré : Stripe/GoCardless ou paiements par virement pré-remplis.
- Mobilité : application native fluide (iOS/Android) pour facturer en déplacement.
- Intégrations : export FEC, synchronisation bancaire, API ou export CSV pour expert‑comptable.
Camille a aussi ajouté des critères non-fonctionnels : hébergement RGPD en France/UE, support réactif, modèle tarifaire clair (gratuit vs abonnements modulaires). Elle a rapidement éliminé les outils complexistes (ERP coûteux) pour privilégier des suites comme Sellsy ou des solutions gratuites robustes comme Henrri et Facture.net.
| Critère | Pourquoi c’est important | Seuil acceptable pour une TPE |
|---|---|---|
| Prise en main | Réduit le temps d’intégration et les erreurs | Créer un devis en |
| Conformité e‑facture | Obligation légale depuis 2026 | Factur‑X + PDP/PPF prêts |
| Paiement intégré | Réduit les DSO et améliore la trésorerie | Support carte + virement + prélèvement |
| Coût | Limite l’impact sur la marge | Offre gratuite ou |
Checklist opérationnelle finale de Camille :
- Tester la création devis → facture sur mobile.
- Vérifier export FEC et compatibilité expert‑comptable.
- Activer les relances automatiques et tester un scénario impayé.
- Confirmer l’envoi Factur‑X via PDP/PPF.
Insight : pour une TPE, la simplicité et la conformité sont les leviers principaux. Un outil pris en main rapidement vous fait gagner plus qu’une fonctionnalité luxueuse non utilisée.
Comparatif pratique 2026 : Henrri, Tiime, Sellsy, Indy, Zervant, Shine, Facture.net
Après avoir établi la grille, Camille a testé plusieurs options sur une période de 3 mois. Voici un comparatif opérationnel basé sur usage réel, temps gagné et adéquation aux modèles TPE.
Cas d’usage et verdicts rapides
Camille a réservé Henrri pour la facturation récurrente gratuite des ateliers internes, Tiime pour les interventions BTP d’un partenaire, et Sellsy pour tout le cycle commercial (devis signés → factures) car il centralise CRM et paiements. Elle a noté que Shine reste la meilleure solution « tout‑en‑un » pour indépendants qui veulent compte pro + facturation, tandis que Facture.net est impeccable pour lancer une micro-activité sans coût.
- Henrri : gratuit, sans pub, idéal pour volume modeste.
- Tiime : mobile first, rapprochement bancaire, adapté BTP/technique.
- Sellsy : centralisation CRM → facturation, automations et paiements intégrés.
- Indy : bonne jonction facturation/compta pour freelances.
- Zervant : ultra simple pour démarrer rapidement.
- Shine : compte professionnel + facturation, service client performant (Service Client de l’Année 2025).
- Facture.net : gratuit, hébergé en France, conforme e‑facture.
| Outil | Forfait | Points forts | Limites |
|---|---|---|---|
| Henrri | Gratuit | 100% gratuit, sans pub, numérotation auto | Fonctions avancées limitées |
| Tiime | Freemium | Mobile, rapprochement bancaire, Factur‑X | Peu d’analyse projet |
| Sellsy | Abonnement (€) | CRM+/facturation/IA, paiements intégrés | Moins orienté gestion projet |
| Indy | Abonnement | Facturation + compta simple | Limité aux services |
| Zervant | Gratuit / payant | Onboarding instantané | Fonctions réduites à long terme |
| Shine | Compte pro + abonnements | Tout‑en‑un compte + facturation | Pas adapté multi‑utilisateurs |
| Facture.net | Gratuit | Conforme, hébergement FR | Reporting basique |
Pour quantifier l’impact, Camille a mesuré un indicateur simple : temps moyen pour émettre une facture. Résultats observés :
- Excel + mail : 12–20 minutes
- Henrri / Facture.net / Zervant : 3–6 minutes
- Sellsy / Indy / Tiime (avec automations) : 1–3 minutes
Camille remarque aussi l’effet sur le DSO : proposer un lien de paiement réduit en moyenne le délai de paiement de 5–10 jours sur ses premiers 20 clients payants via Stripe intégré à Sellsy. En matière de marques et réassurance, la mention « prêt pour 2026 » affichée par Tiime, Shine et Stafiz a été déterminante dans sa sélection.
Insight : pour débuter, les solutions gratuites permettent d’être conforme et propre. Pour accélérer la conversion et sécuriser la trésorerie, une suite avec paiements intégrés (Sellsy, Shine) est souvent le meilleur investissement.
Facturation électronique 2026 : formats (Factur‑X), PDP/PPF, archivage et conformité pour TPE
La réforme 2026 a tout changé : désormais, la facturation électronique n’est plus une option pour les TPE qui facturent en B2B. Comprendre les formats et les plateformes est essentiel pour rester conforme sans se perdre dans le technique.
Ce que la TPE doit retenir
En pratique, votre logiciel doit automatiser trois étapes : génération d’un fichier structuré (Factur‑X/UBL), transmission via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou une plateforme publique (PPF), et archivage légal. Camille a demandé à son fournisseur un test d’export Factur‑X et un scénario d’envoi via PDP : la facturation est devenue indiscutablement plus sûre et traçable.
- Factur‑X : format mixte PDF + XML, lisible humainement et structurable pour les systèmes comptables.
- PDP/PPF : intermédiaires agréés pour l’acheminement et le contrôle des factures électroniques.
- Archivage légal : conservation 10 ans, inaltérabilité et horodatage.
| Élément | Risque si ignoré | Bon réflexe |
|---|---|---|
| Format structuré | Refus du partenaire, réclamations | Choisir outil avec export Factur‑X automatique |
| Transmission via PDP/PPF | Non‑conformité réglementaire | Valider connexion PDP/PPF avec le fournisseur |
| Archivage légal | Sanctions en cas de contrôle | Hébergement UE + signature/horodatage |
Exemples concrets :
- Tiime et Shine annoncent une compatibilité totale Factur‑X et archivage conforme : utile pour artisans et bureaux d’études.
- Stafiz propose des exports Factur‑X intégrés au flux projet, déclenchant l’envoi dès validation d’un jalon.
Processus recommandé pour une TPE :
- Vérifier que votre outil exporte en Factur‑X automatiquement.
- Confirmer la connexion PDP/PPF et faire un test d’envoi.
- Activer l’archivage légal et récupérer un certificat d’inaltérabilité.
- Former 1 personne (dirigeant/comptable) à contrôler mensuellement les envois et accusés de réception.
Insight : la conformité doit être transparente pour l’utilisateur. Si vous devez configurer manuellement des exports XML, changez d’outil — la bonne solution automatise Factur‑X et envoie via PDP/PPF sans paramétrage complexe.
Facturation de projet et PSA : pourquoi et quand adopter Stafiz, Certinia/FinancialForce ou Workday
Quand une TPE grandit, la facturation devient multi‑dimensionnelle : temps facturable, jalons, forfaits, abonnements. C’est le moment d’évaluer les PSA/ERP orientés services. Camille a vu ses premiers signes : plusieurs missions simultanées, gestion des bons de commande et besoin de visibilité sur la marge par projet.
Différences entre logiciel de facturation standard et PSA
Un logiciel classique gère devis/factures. Un PSA relie le pipeline commercial, le suivi temps et la facturation : les temps saisis déclenchent des factures en régie, les jalons validés déclenchent des factures au forfait. Pour une structure de 10+ personnes, la valeur ajoutée devient évidente : visibilité de la marge à date, automatisation des factures d’avancement et meilleure gestion du cashflow.
- Stafiz : idéal PME/ETI multi‑projects, centralise productionfacturation et propose export direct vers Sage/Cegid/Pennylane.
- Certinia (ex‑FinancialForce) : puissant pour organisations déjà sur Salesforce, lien pipeline→facturation très fluide.
- Workday PSA : adapté aux grands comptes qui veulent RH+finance+PSA consolidés.
| Solution | Taille cible | Cas d’usage | Limite |
|---|---|---|---|
| Stafiz | PME / ETI | Cabinets de conseil, agences multi‑projets | Paramétrage initial nécessaire |
| Certinia | Grandes équipes sur Salesforce | Pipeline→mission→facturation automatique | Forte dépendance à Salesforce |
| Workday PSA | Groupes internationaux | Consolidation RH + finance + PSA | Coût et complexité élevés |
Points d’attention opérationnels :
- Vérifiez la capacité à facturer selon modèles mixtes (régie, forfait, abonnement).
- Testez la génération des factures d’avancement et la consolidation multi‑projets.
- Contrôlez les exports comptables (journaux, FEC) et l’API pour la BI.
Exemple concret : une ESN de 45 personnes utilisant Stafiz a réduit ses délais de facturation de 30% en automatisant la facturation à partir des temps validés, améliorant son cashflow et réduisant les litiges clients. Autre exemple : une agence de conseil intégrée à Salesforce a basculé sur Certinia pour relier opportunités signées, staffing et facturation automatisée — la continuité des données a transformé les prévisions de CA.
Insight : passez à un PSA dès que vous ne pouvez plus concilier temps passé et facturation sans erreurs. Le coût d’implémentation est rapidement compensé par la réduction des oublis et l’accélération des encaissements.
Mise en place concrète pour une TPE : déploiement, intégrations bancaires, KPIs et bonnes pratiques
Mettre en place un outil n’est que le début. Camille a documenté une méthode simple pour réussir le déploiement en interne et mesurer l’impact. Voici un guide pas à pas, applicable à la plupart des petites structures.
Plan d’action en 7 étapes
La feuille de route de Camille :
- Définir objectifs (réduire DSO, automatiser relances, conformité 2026).
- Sélectionner 2 outils et tester sur 2 projets réels pendant 30 jours.
- Configurer export comptable (FEC) et connexion bancaire pour rapproché automatique.
- Activer relances automatiques et scénarios d’escalade.
- Former 1 référent interne (30–60 min de formation pratique).
- Mesurer KPIs pendant 3 mois et ajuster flux.
- Documenter process et passer en production.
| KPI | Objectif TPE | Moyen de mesure |
|---|---|---|
| DSO (Days Sales Outstanding) | Balance âgée + dates paiements | |
| Temps facturation | par facture | Temps moyen mesuré sur 30 factures |
| Taux d’acceptation devis | Augmenter de 10% via relances et signature électronique | Pipeline CRM lié à facturation |
Intégrations clés à configurer :
- Connexion bancaire (rattacher compte pro pour rapproche automatique).
- Export FEC vers expert‑comptable (format standardisé pour éviter ressaisies).
- Solution de paiement (Stripe, GoCardless, PSP local) intégrée dans la facture.
- API/connector vers CRM (si vente complexe), outils RH/temps pour PSA.
Conseils pratiques :
- Commencez par automatiser une seule tâche (ex : relances automatiques) pour voir l’effet direct sur le cash.
- Conservez un suivi humain initialement : chaque automation doit être auditée mensuellement.
- Pour la migration, exportez toutes les factures historiques sous CSV et conservez l’archive légale.
Cas d’usage : Camille a paramétré un scénario automatisé sur Sellsy : devis signé → facture émise → lien de paiement envoyé → relance 7 jours après échéance → 2e relance plus ferme 15 jours après. Résultat net : réduction du DSO de 12 jours sur le semestre suivant.
Insight : l’intégration bancaire et le paiement en ligne sont des accélérateurs immédiats de trésorerie. Ne négligez pas la validation juridique (mentions, numérotation, archivage) lors de la configuration initiale.
Quel logiciel choisir pour démarrer gratuitement ?
Pour démarrer sans frais, Henrri et Facture.net sont des choix solides : conformité, numérotation automatique et pas de limite de factures. Shine est pertinent si vous voulez un compte pro intégré.
Mon entreprise doit‑elle passer à la facturation électronique maintenant ?
Oui : la réforme 2026 oblige l’usage de formats structurés (Factur‑X/UBL) et d’une plateforme agréée. Choisissez un logiciel qui automatise ces flux pour éviter les risques de non‑conformité.
Comment réduire mes délais de paiement rapidement ?
Activez le paiement en ligne sur vos factures (Stripe, GoCardless), configurez des relances automatiques personnalisées et proposez la signature électronique pour accélérer la validation des devis.
Quand passer d’un logiciel simple à un PSA/ERP ?
Passez à un PSA si vos missions se multiplient, si vous facturez au temps ou par jalon, ou si vous avez besoin d’une visibilité précise sur la marge par projet. Stafiz, Certinia et Workday sont des options selon votre taille.
