Lorsque vous créez votre micro-entreprise, l’un des aspects les plus importants est de choisir son nom. Non seulement pour que votre entreprise soit clairement identifiable et reconnaissable, mais aussi en raison des implications juridiques de son nom officiel. Dans cet article, on vous explique ce qu’est la raison sociale, les étapes à suivre pour l’enregistrer, quelles sont ses principales caractéristiques et comment cela affectera votre facturation.
De même que les personnes ont une identification légale formée par leur nom, prénoms et numéro d’identification dans les registres de leur pays (DNI, NIF), les micro-entreprises auront un nom ou une dénomination établie au moment de leur constitution. Ce nom est connu sous le nom de raison sociale.
La raison sociale micro entreprise est le nom spécifique avec lequel vous allez désigner officiellement et légalement une entreprise, et qui la distinguera des autres organisations. Cette dénomination est reprise dans l’acte constitutif de l’entreprise, et identifie l’entité juridique et le monde des affaires. Par conséquent, il est utilisé au niveau administratif, formel et juridique.
En analysant le nom de l’entreprise comme s’il appartenait à une personne physique, on pourrait parfaitement le comparer avec son nom complet, c’est-à-dire celui qui apparaît sur le DNI et l’identifie légalement. Le nom de la société apparaît dans les actes de la société, dans tous les documents juridiques, et même dans les actes constitutifs de la société, on parle donc d’un nom fondamental pour celle-ci.
Pour cette raison, toutes les micro-entreprises sont tenues de s’inscrire sous un nom commercial qui l’identifie, à la fois elle-même et tous ses membres. Cette dénomination offre une sécurité quant à la nature juridique de l’entreprise, puisqu’elle montre qu’elle a été établie selon les procédures établies pour elle. Sur le territoire national, il ne peut y avoir deux entreprises avec le même nom d’entreprise, donc ce nom devient quelque chose d’unique qui différencie une entreprise des autres.
À noter que, pour les sociétés en commandite simple ou collective, il existe une particularité lors de l’enregistrement de la raison sociale. Dans ce type de société, il est obligatoire d’inclure le nom de l’un des associés dans le nom. Dans d’autres sociétés (anonymes, à responsabilité limitée, limitées par actions) un objet ou une raison sociale peut être utilisé dans le nom, sans qu’il soit nécessaire d’inclure un nom d’associé.
Puisqu’on parle de la « dénomination sociale » de l’entreprise, on peut en venir à penser que la raison sociale correspond au nom que l’entreprise utilise pour faire connaître sa marque, c’est-à-dire son nom au public. La réalité est que le nom de l’entreprise ne correspond pas au nom utilisé par l’entreprise sur le marché et, généralement, les consommateurs réguliers de l’entreprise ne savent pas ce qu’est réellement ce nom légal.
À l’aide d’un exemple, imaginez qu’un couple ouvre une pâtisserie et qu’il est temps de l’enregistrer légalement, ils devront donc choisir un nom d’entreprise qui l’identifie parmi les autres. Ils choisissent le nom » Antonio & Marta SL », en s’inscrivant en conséquence au Répertoire du Commerce et des Sociétés. Au moment d’ouvrir les lieux au public, le couple décide d’utiliser un autre nom pour leur enseigne commerciale, et place le nom « Pâtisserie Antonio » sur leurs enseignes et réseaux sociaux.
Le prénom, » Antonio & Marta SL « , est le nom de l’entreprise, car c’est le nom qui identifie l’entreprise dans le domaine juridique. Plus tard, lors de la commercialisation de sa marque, l’entreprise s’identifiera sur le marché avec le nom » Pâtisserie Antonio « , par lequel ses clients les connaîtront.
Vous savez déjà que, pour créer une entreprise, vous devez l’identifier avec un nom qui ne figure pas déjà dans le Répertoire du Commerce et des Sociétés.
Avec votre statut micro entrepreneur, vous devez avoir quelques idées claires avant de demander le nom ou la raison sociale de votre entreprise, il vous sera donc bon de prendre en compte connaissant ces critères avant de proposer le nom de votre entreprise :
• Pour utiliser le nom d’une personne physique ou morale, en partie ou en totalité, vous devez obtenir l’autorisation de cette personne.
• Les activités non prévues dans l’objet social de la société ne peuvent être constituées.
• Les domaines Internet tels que : .fr, .com, entre autres, ne peuvent pas être inclus.
• Les noms identiques ou similaires à d’autres déjà inscrits au RCS ne sont pas acceptés, ni s’ils ont la même consonance phonétique ou si l’ordre, le genre ou le numéro d’une autre dénomination sociale est inversé.
• Les noms qui incluent des expressions contraires à toute loi, idéologie, ne sont pas autorisés.
Le processus d’enregistrement d’un nom de société
Comme le nom ou la raison sociale doit apparaître dans les documents fondateurs de la société, la première chose que vous devez faire est d’enregistrer la raison sociale dans le Répertoire du Commerce et des Sociétés. Cet organisme vérifiera qu’il n’y a pas une autre entreprise avec le même motif ou la même raison sociale, puisque la loi interdit à deux entreprises d’avoir le même nom ou une qui partage les mêmes termes, bien que dans un ordre différent, pour éviter toute confusion.
Le RCS vous délivrera un certificat confirmant l’inexistence d’une autre société portant le même nom et avec cela, vous pourrez nommer votre société.
Pour accélérer cette procédure, l’INPI dispose d’une base de données des dénominations sociales, qui permettra aux entrepreneurs de consulter un ensemble de dénominations sociales disponibles afin qu’elles puissent être attribuées immédiatement aux personnes intéressées.
Il y a un délai de 6 mois pour la réservation de la raison sociale qui doit être faite par l’un des partenaires. Le certificat négatif est valable 3 mois, renouvelable pour 3 mois supplémentaires (si la société n’est pas enregistrée dans ce délai, la dénomination restera libre).
Il existe plusieurs façons de demander une certification de dénomination négative :
• Directement aux bureaux du RCS, avec un formulaire de demande de certification.
• Par courrier : en envoyant une demande ou une lettre aux bureaux du RCS.
• Par télématique : en remplissant le formulaire existant sur le site de l’URSSAF.
• Par l’intermédiaire du notaire autorisant l’acte de constitution de la société. Le Notaire soumet lui-même la demande via la plateforme e-notaire du Conseil général du Notariat.
Le nom d’une entreprise peut-il être modifié ?
Il est possible pour une entreprise de changer de dénomination sociale. Ces changements se font de manière différente selon la législation du pays auquel il appartient, mais en France les conditions suivantes existent :
• Si l’associé sur lequel figure la dénomination sociale perd sa condition (dans une société anonyme ou une société à responsabilité limitée), il ne sera pas possible de la supprimer de la dénomination sociale, sauf dans le cas où ce droit a été réservé.
• Dans le cas où la même chose se produirait, mais dans une société en commandite, la société est obligée de changer la raison sociale, que l’associé se soit réservé ou non le droit.
Le processus sera le même que pour l’enregistrement du nom, mais auparavant, une assemblée extraordinaire doit être tenue au cours de laquelle un accord est conclu pour le changement de nom. Ce changement implique une réforme des statuts, de sorte que l’accord doit être consigné dans un acte authentique et inscrit au registre du commerce. Le changement de raison sociale doit être publié dans le JAL et ensuite enregistré au Centre de formalité des entreprises (CFE).
Une fois que vous avez enregistré le nom ou la raison sociale, vous devez prendre en compte quels sont les concepts essentiels à intégrer dans votre modèle de facture.
L’administration fiscale exige que vous incluiez toujours les informations suivantes sur vos factures : nom ou raison sociale, adresse ou siège social et NIF de votre entreprise.
Par conséquent, même si vous donnez un nom commercial à votre entreprise, celui-ci ne doit jamais être utilisé dans ces documents commerciaux, car ils n’auraient pas de valeur juridique.
