La vie d’une entreprise est parfois sujette à de nombreux rebondissements. Suite à une augmentation de l’activité ou une percée dans son secteur de prédilection, elle peut se retrouver à l’étroit dans ses locaux. Organiser un déménagement commercial devient alors indispensable pour pérenniser la structure et lui permettre de croître en toute sérénité. La planification de ce type d’événement significatif est centrale dans la réussite d’une opération qui, si elle est mal négociée, peut avoir toutes sortes de répercussions négatives sur la bonne marche de l’entreprise.
La priorité est donc de s’adjoindre les services de professionnels. En effet, un déménagement commercial est très différent d’un déménagement classique et implique de nombreux facteurs auxquels on n’est pas toujours préparé. Ici, nous vous donnons les clés pour transférer vos locaux sans influer sur la bonne marche de vos activités. Car un déménagement commercial devrait toujours être une opportunité positive, capable de maintenir votre entreprise sur la voie d’un succès ascendant.
Organiser un déménagement commercial avec des professionnels
La première question à se poser, avant d’engager toute démarche et d’organiser un déménagement commercial, est avant tout logistique. Les raisons qui poussent une entreprise à déménager sont diverses et le choix de vos nouveaux locaux doit correspondre aux attentes de l’entreprise (localisation plus pratique, agrandissement de l’espace de travail, augmentation de la visibilité sur le marché, etc…). Une fois les locaux sélectionnés et le bail établi, il importe surtout de bien préparer le transfert de votre mobilier, des archives et des fournitures afférentes.
Pour cela, il est fortement recommandé de faire appel à des professionnels du déménagement commercial. Les équipes chargées de l’emballage, du classement et du transport de vos possessions seront ainsi formées aux diverses procédures liées à la confidentialité des données, un aspect sensible du déménagement et une assurance pour votre activité. Par ailleurs, ces techniciens sont généralement compétents en matière de transport des objets lourds, fragiles et/ou encombrants. Ils pourront donc se charger de votre matériel technologique de pointe et vous éviter ainsi les accidents liés au transport.
Pour déménager sereinement, établissez un calendrier des opérations
Quand on doit organiser un déménagement commercial la réussite est sous-tendue par l’établissement d’un calendrier précis et cohérent des opérations. Par souci managérial, vos collaborateurs doivent être informés très rapidement de votre décision afin de se préparer psychologiquement et ainsi pouvoir participer activement au processus. Le respect du terme du bail de votre ancien local doit évidemment être prioritaire et structurer toute la procédure de déménagement. Il peut également être intéressant de nommer un responsable interne qui sera chargé de faire respecter les délais et les directives de votre calendrier.
Le parc informatique doit être l’objet d’une attention toute particulière. Cet organe généralement sensible de l’entreprise sera transféré à la dernière minute pour éviter toute fracture dans l’activité. Cependant, l’organisation du transfert doit être préparée minutieusement et longtemps à l’avance pour éviter les mauvaises surprises. L’inventaire et l’étiquetage du matériel par exemple peuvent être effectués bien avant la date du transport pour étaler les tâches sur une longue période.
Les aspects administratifs et communicationnels ne sont pas à oublier dans l’organisation
Enfin, ne négligez surtout pas les aspects administratifs. En plus du préavis de votre ancien local, de la négociation du prix de votre nouvel établissement et de la signature des différents actes qui lui sont inhérents, quand on doit organiser un déménagement commercial sachez qu’il faut aussi prendre en compte les aspects administratifs et communicatifs de votre déménagement. La déclaration de changement d’adresse doit survenir dès la signature du bail. L’administration ainsi que tous vos partenaires commerciaux doivent en être informés rapidement pour éviter les allers retours du courrier et autres désagréments.
D’autre part, pensez bien à actualiser votre communication. Lettres à en-tête, cartes de visite, brochures doivent être rééditées le plus rapidement possible pour correspondre à votre nouvelle localisation. N’oubliez pas qu’un déménagement commercial est aussi l’occasion de dépoussiérer l’image de votre entreprise. Il est peut-être temps de vous trouver un nouveau logo !
