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Vous êtes chef d’entreprise ou responsable commercial et souhaitez connaître les règles et obligations en matière de facturation ? Cet article est pour vous.

L’obligation de facturation en entreprise

Une facture est une note détaillée des marchandises vendues ou des prestations de services à une personne physique ou morale. La loi stipule que la facturation est obligatoire pour certaines transactions de marchandises ou de prestation de services. Il s’agit notamment des opérations professionnelles, des ventes à distance et des demandes particulières d’un client. Généralement, la facture doit être délivrée en deux exemplaires : l’un pour l’acheteur et l’autre pour le vendeur. Ainsi, après sa délivrance, chaque partie pourra faire valoir le papier jusqu’à la fin de la durée de conservation des factures. Au-delà de ces cas, la facture est obligatoire pour la vente d’une marchandise dont le montant TTC dépasse 25 euros.

Les mentions légales dans les factures

Une facture valable doit contenir un certain nombre d’éléments prescrits par la loi. Les mentions obligatoires sont diverses, mais touchent généralement à l’identité des parties, les modalités de paiement, l’objet de la prestation, le prix, la TVA, le numéro de la note, etc. Ainsi, une facture destinée à un particulier doit contenir le montant à payer, le lieu de vente, les détails du prix et de la quantité du produit, la date de vente, le nom du client (facultatif), l’adresse et la fonction du prestataire.

Numérotation des factures en entreprise

La numérotation des factures en entreprise doit se faire de façon chronologique et sans rupture. C’est pour cette raison que chaque facture doit avoir son numéro. La possibilité de doublon doit être forcément exclue. Il n’est donc pas possible d’établir une facture a posteriori. Cependant, la numérotation peut se faire par des séries distinctes lorsque l’on utilise un système de numérotation propre à chaque série. Dans ce cas, les conditions d’exercices sont à justifier.

Transmission des factures aux clients

Selon la loi, la facture doit être délivrée immédiatement après la réalisation de la livraison ou dès la prestation de service. Au sens juridique, la livraison est entendue comme la date de transfert de propriété. Il ne s’agit donc pas du jour de la livraison de la marchandise. Les dates peuvent être, en effet, différentes. Par ailleurs, en cas d’opérations multiples pour un même particulier, il est possible de faire une facturation périodique à la fin de chaque mois.

Conservations des factures

Les factures sont émises pour servir au plan légal de preuve et de justificatif. C’est pour cela qu’elles doivent être conservées. La loi prévoit que chaque facture doit-être gardée pendant 6 ans à compter du jour de son établissement. Le code de commerce quant à lui prévoit que la facture devra être conservée pendant 10 ans à compter de la date de clôture d’exercice.

Rectification, annulation et suppression des factures

Si des erreurs ont été notifiées à la livraison, l’entreprise peut modifier la facture ou l’annuler après l’avoir transmise. La même règle s’applique en cas de remise accordée sur le prix des marchandises. Ainsi, chaque rectification ou annulation doit se faire avec l’établissement d’une nouvelle facture en référence à l’ancienne.

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